Quy trình thủ tục khai báo hải quan hàng xuất khẩu

Thủ tục khai báo hải quan là những khâu thiết yếu và rất quan trọng trong quá trình xuất - nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp. Việc khai báo hải quan như thế nào để có lợi nhất về các loại thuế ? Xử lý thông quan ra sao là nhanh nhất, tiết kiệm chi phí nhiều nhất cho doanh nghiệp ... ? Bạn muốn biết thủ tục khai báo hải quan gồm những bước nào để chuẩn bị cho lô hàng xuất sắp tới của mình ?

DHS Logistics sẽ hướng dẫn giúp các bạn hiểu rõ hơn về các quy trình về thủ tục khai báo hải quan về hàng xuất khẩu theo bài viết dưới đây.

Quy trình thủ tục khai báo hải quan hàng xuất khẩu

Bước 1 : Kiểm tra chính sách về mặt hàng, chính sách thuế

Bước này bạn cần thực hiện đầu tiên, có thể trước cả khi đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu. Nếu bạn là công ty bán hàng, thì chắc chắn bạn cần kiểm tra các chính sách của nhà nước xem có khuyến khích, hạn chế hay cấm mặt hàng xuất khẩu này không. Nếu bị cấm thì khỏi nói, chắc hẳn bạn không muốn liên quan đến xuất khẩu hàng cấm (phạm pháp), phải không?

Còn trường hợp bị hạn chế, phải xuất theo hạn ngạch, hay giấy phép, thì cần nghiên cứu làm thủ tục này trước khi tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu. Đương nhiên, không có giấy phép hay xin được hạn ngạch, thì chẳng thể nào làm thủ tục hải quan xuất khẩu được rồi.

Ngoài ra, là chủ hàng xuất, bạn cũng cần tìm hiểu xem mặt hàng đó có chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng mặt hàng phải chịu thuế ít hơn nhiều so với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có những mặt hàng bị áp thuế xuất khẩu, chẳng hạn như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý...), lâm sản (gỗ, sản phẩm gỗ)… 

Bước 2 : Chuẩn bị chứng từ

 Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Đa số chứng từ bạn cũng cần gửi cho người mua hàng nước ngoài.

Để lên tờ khai hải quan ở bước 3, bạn cần chuẩn bị những chứng từ như:

1. Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
4. Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
5. Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)

Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, nhà xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Chẳng hạn như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạn phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm, hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.

Trường hợp bạn thuê đơn vị dịch vụ làm thủ tục thông quan, họ sẽ hướng dẫn cách chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Nếu muốn tìm công ty dịch vụ, bạn có thể liên hệ với DHS Logistics qua số Hotline : 1800 088 856 để được hướng dẫn tận tình và chi tiết về dịch vụ thủ tục thông quan hàng hóa chuyên nghiệp

Bước 3 : Khai tờ Hải quan

Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, thì phải làm một số bước phụ nữa như sau:

• Mua chữ ký số. Bạn có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH;
• Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan ( Hệ thống VNACCS ). Bạn nên nhờ luôn đơn vị bán chữ ký số đăng ký giúp. Họ chuyên làm nên thao tác sẽ nhanh chóng. Còn nếu không thì nhờ đơn vị dịch vụ hải quan đăng ký. Không nữa, thì bạn phải nghiên cứu và tự làm vậy;
• Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử.

 Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.

 Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan

Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:

Tờ khai luồng xanh

Trường hợp nhẹ nhàng nhất, đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:

• Phơi hạ hàng
• Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
• Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).

Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.

Tờ khai luồng vàng

        

Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39), và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem.

Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp (sao y), thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy nữa. Tất nhiên trừ những giấy tờ quan trọng (giấy phép…) bắt buộc phải xem bản gốc thì bạn vẫn cần nộp thêm.

Vì việc triển khai này chưa đồng bộ trên toàn quốc, nên liệu chỗ bạn có phải nộp hồ sơ giấy hay truyền file scan hay không thì tôi không dám chắc. Bạn nên liên hệ với chi cục hải quan dự định mở tờ khai để hỏi trước và làm theo hướng dẫn của họ.

Tờ khai luồng đỏ

Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).

Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.

Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).

Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai + tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.

Trước đây, khi tàu chạy, hãng tàu sẽ trả lại cho bạn tờ khai thông quan có xác nhận thực xuất của hải quan cho bạn. Nhưng gần đây, thì tôi thấy đã bỏ bước này. Bạn nộp tờ khai đã qua giám sát cho hãng tàu là xong.

Như vậy, sau khi qua 5 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa. Để việc thực hiện được thông suốt, bạn cũng cần quan tâm tìm hiểu đến quy định của pháp luật có liên quan đến thủ tục xuất khẩu.

Những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục khai báo hải quan hàng xuất khẩu

 Thủ tục hải quan nói chung thì cũng nhiều điểm đáng lưu tâm để tránh phát sinh thời gian và chi phí. Riêng với hàng xuất khẩu có đặc thù riêng, bạn cần lưu ý thêm một số điểm sau:

• Để ý thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan (Cut-off time). Tờ khai cần hoàn thành thông quan và nộp cho hãng tàu (hoặc đại diện) trước thời hạn này. Nếu quá hạn, hàng của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau, và phải khai sửa tên tàu & số chuyến.
• Nếu công ty bạn không gần nơi làm thủ tục thông quan, thì việc chuẩn bị và gửi chứng từ sẽ mất thời gian, và dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chẳng hạn, bạn ở Hà Nội nhưng xuất hàng qua cảng Cát Lái hay Hải Phòng, thì cần gửi trước hồ sơ giấy cho đơn vị làm thủ tục ở đó. Để đề phòng phải sửa hay bổ sung chứng từ, bạn nên cân nhắc gửi thêm cả giấy ký khống (lưu không). Nếu không, khi cần sửa chứng từ, bạn mất 1 ngày để gửi chứng từ mới, và rất có thể sẽ chậm thông quan, dẫn tới hàng bị rớt tàu.
• Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Vì đến khi về cảng lại cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu, mất chi phí và thời gian. Thay vào đó, nên kẹp seal tạm, mua ở gần cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng, khi lấy mẫu xong xuôi (và không bị kiểm hóa), lúc đó mới kẹp seal hãng tàu.
• Khi đóng hàng tại kho, cần kiểm tra kỹ tình trạng container, đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng, tránh dùng container kém chất lượng dễ gây hư hỏng hàng hóa

 Cùng với đội ngũ nhân viên, chuyên gia đông đảo, nhiệt huyết, trung thực, thông thạo và nhiều kinh nghiệm, những mối quan hệ tốt với các Chi cục Hải quan. DHS Logistics chúng tôi cam kết sẽ mang lại cho các doanh nghiệp sự hài lòng về lợi ích trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ : 

Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế DHS :

Fanpage: DHS Logistics
Website: https://dhslogistic.com
Hotline: 1800 088 856
Email: tiepvan@dhslogistic.com